Benutzeranleitung

Diese Anleitung richtet sich an alle Mitarbeiter, die mit der Weboberfläche des ERP-Systems arbeiten. Sie beschreibt alle wichtigen Funktionen Schritt für Schritt.

1. Anmeldung

Beim Öffnen der Anwendung im Browser erscheint die Anmeldeseite. Loggen Sie sich mit Ihren zugewiesenen Daten ein.

E-Mail

Ihre vom Administrator zugewiesene E-Mail-Adresse.

Passwort

Ihr persönliches Passwort (mindestens 8 Zeichen).

Geben Sie Ihre Daten ein und klicken Sie auf Anmelden.
Bei Fehlern erscheint: „Ungültige Anmeldedaten“.

Tipp für vergessene Passwörter Falls Sie Ihr Passwort vergessen haben, wenden Sie sich an den Administrator. Ein eigenständiges Zurücksetzen ist aktuell nicht möglich.

2. Navigation & Seitenleiste

Nach der Anmeldung sehen Sie links die Seitenleiste (Sidebar) mit allen verfügbaren Bereichen. Auf mobilen Geräten wird die Seitenleiste über das Menüsymbol oben links geöffnet.

Menüpunkt	Beschreibung
Dashboard	Startseite mit Übersicht und aktuellen Statistiken.
Kunden	Kundenverwaltung.
Pferde	Pferdedatenbank.
Sättel	Verwaltung des Sattelbestands.
Aufträge	Verwaltung von Werkstatt- und Serviceaufträgen.
Vermietung	Sattel-Vermietungen verwalten.
Mitarbeiter	Mitarbeiterübersicht.
Positionskatalog	Katalog für Positionen und Dienstleistungen.
Inventur	Inventur & Verkaufsübersicht.
Einstellungen	Systemeinstellungen (nur für Administratoren).

Hinweis: Je nach Konfiguration durch den Administrator können einzelne Menüpunkte ein- oder ausgeblendet sein.

Am unteren Rand der Seitenleiste finden Sie Ihren Benutzernamen und können dort Ihr Profil bearbeiten oder sich abmelden.

3. Dashboard

Das Dashboard ist die Startseite nach der Anmeldung. Es bietet eine schnelle Übersicht über die wichtigsten Kennzahlen.

Übersichtskarten

Offene Aufträge

Noch nicht begonnen

In Bearbeitung

Werden gerade bearbeitet

Abgeschlossen

Erledigte Aufträge

Dringende Aufträge

Hohe Priorität

Überfällige Vermietungen

Rückgabedatum überschritten

Auftragsstatus im Überblick

Ein Balkendiagramm zeigt die Verteilung der Auftragsstatus:

Offen (grau) In Arbeit (gelb) Fertig (grün)

4. Kunden

Im Bereich Kunden verwalten Sie alle Kundendaten.

Kundenliste & Suche

Die Tabelle zeigt: Name, E-Mail, Telefon, Stalladresse, Betreuer und Registrierungsstatus.
Nutzen Sie die Suchleiste, um nach Name oder E-Mail zu suchen.
Filtern Sie nach Betreuer (zuständiger Mitarbeiter) oder Registrierungsstatus.

Neuen Kunden anlegen

Klicken Sie auf Neuer Kunde.
Füllen Sie die Pflichtfelder aus: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse.
Optional können Sie ergänzen: Telefon, Adressen (Rechnungs-/Stalladresse), Betreuer, Kontaktpersonen und Notizen.
Klicken Sie auf Speichern.

5. Pferde

Im Bereich Pferde verwalten Sie die Pferdedatenbank.

Pferdeliste & Anlegen

Die Tabelle zeigt: Name, Besitzer (Kunde), Rasse, Farbe, Geschlecht, Geburtsdatum.

Klicken Sie auf Neues Pferd.
Füllen Sie die Felder aus (Name ist Pflichtfeld, Besitzer aus Dropdown wählen).
Klicken Sie auf Speichern.

6. Sättel

Im Bereich Sättel verwalten Sie den Sattelbestand. Jeder Sattel hat einen definierten Status:

🟢 Verfügbar

Sattel ist frei

🟡 Verliehen

Aktuell vermietet

🔵 In Reparatur

Wird repariert

⚪ Verkauft

Wurde verkauft

7. Aufträge

Der Bereich Aufträge ist das Herzstück des Systems. Hier werden Serviceaufträge verwaltet.

Auftragsstatus Workflow

Offen: Auftrag wurde erstellt, aber noch nicht gestartet
In Bearbeitung: Auftrag wird bearbeitet
In Werkstatt: Sattel ist in der Werkstatt
Abgeschlossen: Auftrag ist fertig
Ausgeliefert: Sattel wurde an den Kunden zurückgegeben
Storniert: Auftrag wurde abgebrochen

Positionen hinzufügen

Wechseln Sie im Auftrag zum Reiter „Positionen“.
Wählen Sie eine Position aus dem Positionskatalog aus.
Geben Sie Menge und ggf. Notizen ein.

Digitale Unterschrift

Im Reiter „Dokumente“ eines Auftrags können Sie die Kundenunterschrift direkt am Bildschirm (z.B. auf einem Tablet vor Ort) einholen und speichern.

8. Vermietung

Vermietungsliste & Status

Öffnen Sie „Vermietung“ in der Seitenleiste. Die Liste zeigt alle relevanten Daten an. Filtern Sie nach Status:

Frei Aktiv Überfällig Abgeschlossen

Neue Vermietung anlegen

Wählen Sie einen Sattel aus oder klicken Sie auf Neue Vermietung:

Das System generiert eine Vertragsnummer (z.B. MV-2025-XXXX).
Wählen Sie den Kunden (und optional das Pferd).
Legen Sie Startdatum und Rückgabedatum fest.
Setzen Sie bei Bedarf den Haken bei Automatisch verlängern.
Tragen Sie den Mietpreis pro Woche und den Kaufpreis bei Beschädigung ein.
Markieren Sie die Zubehör-Checkliste (Steigbügel, Sattelunterlage, Sattelgurt).

Auf der Vermietungsdetailseite können Sie den Status einsehen, die Vermietung abschließen, den PDF-Mietvertrag exportieren oder eine E-Mail an den Kunden senden.

9. Positionskatalog

Der Positionskatalog enthält alle Positionen (Dienstleistungen, Produkte, Material), die in Aufträgen verwendet werden können.

Kategorien & Farbcodierung

🔵 Dienstleistung 🟢 Produkt 🟡 Material 🟣 Arbeitszeit 🟠 Anfahrt 🩷 Vermietung

Positionen verwalten

Klicken Sie auf Neue Position (+-Symbol).
Füllen Sie die Pflichtfelder aus: Artikelnummer, Kategorie, Name, und Preis (€).
Geben Sie optional Beschreibung, Einheit (z.B. Stück, Stunde) und MwSt. an.
Setzen Sie den Haken bei Position ist aktiv und klicken Sie auf Speichern.

Zum Bearbeiten oder Löschen klicken Sie in der Liste in der Spalte "Aktionen" auf das jeweilige Symbol.

10. Inventur

Der Bereich Inventur bietet eine Übersicht über den gesamten Sattelbestand und Verkäufe.

Verkäufe (aktuelles Jahr)

Laufendes Jahr

Verkäufe (Vorjahr)

Vorheriges Jahr

Verkaufte Produkte

Gesamtzahl

Tabellen & Export

Verkaufte Sättel: Zeigt Details wie Seriennummer, Verkaufsdatum und Besitzer an.
Alle Sättel: Übersicht des gesamten Bestands inkl. Status und Anlegedatum.

PDF-Export Klicken Sie auf Inventur erstellen (PDF), um einen vollständigen Bericht herunterzuladen.

11. Aufgaben (Todos)

Aufgaben-Widget

Das Widget befindet sich als schwebendes Symbol unten rechts auf dem Bildschirm. Es aktualisiert sich alle 60 Sekunden und zeigt eine Zahl an, wenn offene Aufgaben vorhanden sind.

Bedienung

Einsehen: Klicken Sie auf das Symbol, um zwischen den Reitern „Offen" und „Erledigt" zu wechseln.
Neue Aufgabe: Klicken Sie auf Neue Aufgabe. Füllen Sie den Titel aus, fügen Sie optional eine Beschreibung hinzu, weisen Sie einen Mitarbeiter zu und setzen Sie ein Fälligkeitsdatum.
Bearbeiten: Setzen Sie den Status direkt im Widget auf „In Bearbeitung" oder „Erledigt". Abgeschlossene Aufgaben finden Sie im Reiter „Erledigt".

12. Profil bearbeiten & Abmelden

Profil & Passwort

Klicken Sie unten in der Seitenleiste auf Ihren Benutzernamen und wählen Sie Mein Profil.
Hier können Sie Ihre E-Mail-Adresse ändern.
Um das Passwort zu ändern:
- Altes Passwort eingeben
- Neues Passwort eingeben (min. 8 Zeichen, Groß-/Kleinbuchstaben, Zahl)
- Neues Passwort bestätigen
Klicken Sie auf Speichern.

Hinweis: Wenn die Passwörter nicht übereinstimmen, erscheint die Meldung: „Die Passwörter stimmen nicht überein“.

System verlassen

Klicken Sie in der Seitenleiste auf Ihren Namen und wählen Sie Abmelden. Sie werden zur Anmeldeseite weitergeleitet.

Hinweis: Wenn Sie sich in einem Browser-Tab abmelden, werden Sie automatisch in allen Tabs abgemeldet.

Kurzübersicht – Wichtige Schaltflächen

Speichern Änderungen übernehmen

Abbrechen Vorgang abbrechen

Bearbeiten Datensatz öffnen

Löschen Endgültig entfernen

Zurück Vorherige Seite

Neuer... Neuen erstellen

Filter zurück. Filter entfernen

Administratoranleitung

Diese Ansicht richtet sich an den Firmenchef / Administrator. Sie erklärt, wie Benutzer verwaltet, Rollen zugewiesen und die wichtigsten Systemeinstellungen über die Weboberfläche konfiguriert werden.

Achtung: Hohe Rechte

Als Administrator haben Sie Zugriff auf das Löschen von Daten, Ändern von Firmenangaben und Einsehen von Umsatzstatistiken. Bitte gehen Sie sorgsam mit diesen Rechten um.

1. Benutzerverwaltung (Mitarbeiter)

1.1 Übersicht

Die Benutzerverwaltung finden Sie unter dem Menüpunkt Mitarbeiter. Die Liste zeigt Name, E-Mail, Rolle und Status (Aktiv/Inaktiv).

1.2 Neuen Benutzer anlegen

Navigieren Sie zu „Mitarbeiter“ und klicken Sie auf Neuer Mitarbeiter.
Füllen Sie das Formular aus (Vorname, Nachname, E-Mail, Passwort, Rolle, Kalenderfarbe).
Klicken Sie auf Mitarbeiter anlegen.

Wichtig: Teilen Sie dem neuen Benutzer seine Zugangsdaten (E-Mail und Passwort) persönlich mit.

1.3 Benutzer bearbeiten, deaktivieren & löschen

Klicken Sie auf einen Mitarbeiter, um dessen Daten zu bearbeiten.

Passwort zurücksetzen: Geben Sie ein neues Passwort ein und speichern Sie.
Benutzer deaktivieren: Entfernen Sie den Haken bei „Aktiv“ und speichern Sie. Der Benutzer kann sich nicht mehr anmelden.
Benutzer löschen: Klicken Sie auf Löschen und bestätigen Sie die Warnmeldung.

Empfehlung: Deaktivieren Sie Benutzer, anstatt sie zu löschen, damit historische Zuordnungen in Aufträgen erhalten bleiben.

1.4 Rollen & Berechtigungen

Administrator

Vollzugriff auf alle Bereiche inkl. Einstellungen, Mitarbeiterlöschung und Protokolle.

Backoffice

Zugriff auf operative Bereiche, aber keine Einstellungen oder Mitarbeiterlöschung.

Außendienst

Eingeschränkter Zugriff – primär für die mobile Field App (Aufträge bearbeiten, Unterschriften).

2. Einstellungen

Die Systemeinstellungen finden Sie unter „Einstellungen“ in der Seitenleiste. Sie sind in Reiter (Tabs) unterteilt:

2.1 Firmendaten

Hinterlegen Sie Adresse, Kontakt, Steuernummer und Bankverbindung. Diese Daten werden auf Dokumenten verwendet.

2.2 Aufträge

Konfigurieren Sie, ob Pferd/Sattel Pflichtfelder sind, ob Kunden zwingend unterschreiben müssen und ob Nummern automatisch hochgezählt werden.

2.3 Vermietung

Stellen Sie Erinnerungsfristen, maximale Mietdauer und AGB-Texte (auch als PDF Upload) ein.

2.4 E-Mail-Konfiguration

M365: Für das Lesen/Überwachen eingehender E-Mails.
Resend: Primärer Dienst zum Versenden von System-E-Mails.

2.5 E-Mail-Vorlagen

Passen Sie Betreff und Text für System-E-Mails (wie z.B. Erinnerungen) an.

2.6 Kundenregistrierung

Aktivieren Sie die öffentliche Registrierung und konfigurieren Sie die Bestätigungs-E-Mails.

2.7 Allgemeine Einst.

Währung, Steuersätze und grundlegende Darstellungsoptionen.

2.8 Module akt./deaktivieren

Schalten Sie nicht benötigte Bereiche (z.B. Vermietung) einfach ab, um das System schlank zu halten.

2.9 Protokolle (Logs)

Überwachen Sie Systemereignisse, Fehler und API-Aufrufe. Hilfreich zur Fehlerbehebung durch den IT-Support.

3. Administrator-Funktionen im Dashboard

Umsatz nach Mitarbeiter

Als Administrator sehen Sie auf dem Dashboard zusätzlich ein Kreisdiagramm. Dieses schlüsselt den Gesamtumsatz auf die Mitarbeiter auf. Die Farben entsprechen den Profilfarben der Mitarbeiter.

4. Selbstregistrierte Kunden verwalten

Kunden, die sich über das öffentliche Formular anmelden, landen mit dem Status "Selbstregistriert" im System.

Nutzen Sie den Registrierungsstatus-Filter in der Kundenliste.
Öffnen Sie das Profil des Kunden und prüfen Sie die Daten.
Klicken Sie auf "Bestätigen", um den Account freizuschalten.

5. Kurzreferenz – Häufige Administratoraufgaben

Aufgabe	Schritte
Neuen Benutzer anlegen	Mitarbeiter → Neuer Mitarbeiter → Formular ausfüllen → Anlegen
Passwort zurücksetzen	Mitarbeiter → Benutzer auswählen → Bearbeiten → Neues Passwort eingeben → Speichern
Benutzer deaktivieren	Mitarbeiter → Benutzer auswählen → Bearbeiten → „Aktiv“ deaktivieren → Speichern
Benutzer löschen	Mitarbeiter → Benutzer auswählen → Löschen → Bestätigen
Rolle ändern	Mitarbeiter → Benutzer auswählen → Bearbeiten → Rolle ändern → Speichern
Firmendaten ändern	Einstellungen → Firma → Felder bearbeiten → Speichern
Modul deaktivieren	Einstellungen → Module → Schalter umlegen → Speichern
E-Mail-Vorlage anpassen	Einstellungen → E-Mail-Vorlagen → Vorlage auswählen → Bearbeiten → Speichern
Selbstregistrierten Kunden best.	Kunden → Status-Filter → Kunde öffnen → Bestätigen
Protokolle prüfen	Einstellungen → Protokolle (Logs) → Filter setzen → Einträge prüfen

Bei technischen Problemen (Server, Datenbank, Updates) wenden Sie sich bitte an Ihre IT-Abteilung oder den technischen Administrator.